Shadow AI: die neue shadow IT
Abteilungen beschaffen AI-Tools in rasantem Tempo, oft über Kreditkarte und außerhalb von IT und Einkauf. Das kostet Geld und bringt Risiken für Ihre Daten und Compliance mit sich.
- 11. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist bekannt: Software, die Abteilungen selbst anschaffen, außerhalb von IT und Einkauf. Mit dem Aufkommen von KI-Tools gibt es eine neue Variante, die schneller wächst und mehr Risiken birgt.
Was ist Shadow AI?
Ein Marketingteam nimmt ein Abonnement für einen Schreibassistenten, ein Entwickler nutzt einen eigenen Code-Assistenten, eine Abteilung bezahlt für einen KI-Protokollanten bei Meetings. Einzelne Beträge, oft über Kreditkarte oder Spesenabrechnung. Zusammen eine erhebliche und unsichtbare Kostenposition.
Warum das Risiko größer ist als bei gewöhnlicher Shadow IT
Ihre Daten verlassen die Organisation. Mitarbeitende fügen Kundendaten, Verträge oder Quellcode in ein KI-Tool ein. Bei Verbrauchertarifen ist oft unklar, was der Anbieter mit diesen Daten macht.
Vertragsbedingungen fehlen. Regelungen zu Datenstandort, Aufbewahrungsfristen und ob mit Ihren Daten trainiert wird, lassen sich nur in Geschäftskontrakten ordentlich regeln.
Doppelte Kosten. Viele bestehende Softwareprodukte erhalten KI-Funktionen als bezahlte Erweiterung, während Abteilungen gleichzeitig einzelne Tools kaufen, die dieselbe Funktion erfüllen.
Wie Sie Kontrolle bekommen
1. Bringen Sie in Erfahrung, was genutzt wird. Schauen Sie nicht nur in IT-Verträge, sondern auch in Kreditkartenabrechnungen und Spesen.
2. Wählen Sie für jede Anwendung einen Standard. Bieten Sie Mitarbeitenden eine attraktive Alternative an, statt nur Verbote auszusprechen; ein Verbot ohne Alternative verschärft das Problem.
3. Verhandeln Sie geschäftliche Bedingungen. Legen Sie fest, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden, wo Daten gespeichert sind und wie Sie Lizenzen zentral verwalten.
4. Beziehen Sie KI in Ihre Verlängerungen ein. Prüfen Sie bei jeder Verlängerung, welche KI-Funktionen in Ihrer bestehenden Software enthalten sind, damit Sie nicht doppelt zahlen.
Wie SoftVaro hilft
SoftVaro verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Softwarelandschaft, einschließlich Tools, die außerhalb der IT beschafft wurden. Mit den Softwareherstellern, die Sie behalten möchten, verhandeln wir geschäftliche Bedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Die am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema.
Muss ich AI-Tools verbieten?
Ein Verbot ohne Alternative funktioniert selten. Mitarbeitende suchen sich dann eigene Wege. Besser ist ein klarer Standard mit guten geschäftlichen Konditionen.
Wie finde ich heraus, welche AI-Tools bereits genutzt werden?
Starten Sie bei Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen. Ergänzen Sie das mit Daten aus Ihrem IT-Management, damit auch kleinere Abonnements ans Licht kommen.
Bereit, bei Software zu sparen?
SoftVaro verhandelt für dich den besten Deal bei über 4.000 Anbietern. Unabhängig, transparent, innerhalb von 24 Stunden.