Vertragsverwaltung & Renewals
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für ehemalige Kollegen laufen weiter. Und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit hunderten Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Das kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung auffallen.
Unser Ansatz: eine Übersicht, proaktive Alarmierung
Vertragsverwaltung bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungstermine im Blick behält und rechtzeitig alarmiert – lange vor der Frist, bei der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was beinhaltet die Vertragsverwaltung?
Das umfasst SoftVaro Vertragsverwaltung, praktisch und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht über alle Ihre Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Alarmierung
Wir schlagen bei jeder Verlängerungsfrist Alarm. Nicht erst 2 Wochen vorher, sondern schon drei bis sechs Monate im Voraus.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preiserhöhungen werden transparent. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir sprechen mit Ihnen darüber, ob die Lizenzen, die Sie bezahlen, auch tatsächlich genutzt werden. Ungenutzte Lizenzen sind direkte Einsparung.
Verlängerungsverhandlung
Jede Renewal ist ein Verhandlungsmoment. Wir bereiten vor und führen aus, wenn Sie wünschen.
Fester Ansprechpartner
Ein Ansprechpartner für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verwalten müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Frühe Prüfung
Die Verlängerung rückt näher. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung basierend auf Benchmarkdaten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu günstigeren Konditionen, auf eine Alternative migrieren oder reduzieren? Die Wahl liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Wo nötig starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmarkdaten und interner Analyse erzielen wir bessere Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen dafür, dass alles stimmt.
Nachverfolgung
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir bleiben im Gespräch über die Nutzung und beobachten Preisentwicklungen und Vertragsdaten. Auf zum nächsten Renewal.
Warum das wichtig ist
der ideale Zeitpunkt, um vor einer Renewal zu starten
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
realisierte Einsparungen bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten klare Berichte, ohne dass Sie Daten manuell übertragen oder eine Tool implementieren müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach ist Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungspunkte bei Renewals beschränkt – durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, über die Sie Kontrolle wünschen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen beginnen und Ihr ganzes Portfolio umfassen. Klein starten und erweitern ist jederzeit möglich.
Wie verdient SoftVaro?
Wir starten klein. Für Ihre erste Anfrage oder Renewal vereinbaren wir transparent, was SoftVaro verdient. Sie wissen also vor Beginn, woran Sie sind – ohne Verpflichtungen danach. Gefällt die Zusammenarbeit und wächst sie, treffen wir gemeinsam Absprachen passend zu Ihrem Portfolio, z. B. Jahresverträge oder Rahmenvereinbarungen.
Kann ich mit einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen holen uns für einen bestimmten großen oder bald auslaufenden Vertrag ins Boot. Gefällt es, bauen wir aus.
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einer Anfrage.
Ein Angebot für Ihre Renewal oder für einen neuen Softwarebedarf. Oder eine Prüfung eines bereits vorliegenden Angebots. Ab Ihrer ersten Anfrage profitieren Sie von der gleichen Betreuung wie unsere Enterprise-Kunden: ein fester Ansprechpartner, Antwort innerhalb von 24 Stunden und die volle Unterstützung unseres Netzwerks. Vertraulich und unter NDA.